沟通是所有人都在做的事情,但它意味着什么?它是将信息从一个人传递到另一个人的艺术,通常是通过说话或写作。是否曾经想过谁负责使沟通发挥作用?是发送信息的人,还是接收信息的人?
普遍认为,如果有人不理解在说什么,那是他的错。但这是错误的。发送者有责任发送一个清晰且易于理解的信息。发送者知道他在向谁传达什么信息。
为了澄清,让从沟通的基础开始:受众、目的和约束。
受众是想要传达特定信息的个人或人群。它是回答“向谁沟通?”这个问题的答案。如果没有对受众有清晰的理解,话可能不会被正确理解。
想象一下,代码中的一个错误导致了一个关键的生产问题,需要尽快解决。会对开发者说什么,对经理说什么?可能不会和他们进行相同的对话。至少希望如此。
与同事开发者的典型对话可能是这样的:“嘿,‘类’中发生了一个‘异常’,它发生在一个特定的‘用例’中。检查了代码,但无法确定确切的问题,能帮看看吗?”
而与经理的对话将完全不同,可能会是这样的:“嗨,正在解决问题,预计今天下午4点左右解决。”
受众“软件开发者”需要与受众“经理”完全不同的信息。开发者需要接收详细的技术信息来解决问题,而经理需要的信息是为了与客户沟通。向这两个受众发送相同的信息会导致混乱和可能的误解。
有更多的受众类型,但为了本文的简单性,只涵盖以下类型:
一般受众不专门从事特定主题。他们通常只是出于兴趣而对某个主题感兴趣。向他们提供实用的信息,使用轶事、例子等。重要的是不要包含太多细节。与一般受众沟通上述真实生活例子将是:“嘿,有一个生产问题。正在解决,但在此之前,功能X无法工作。”实用的信息,没有太多细节。
经理和决策者受众对效果、成本和时间表比详细解释更感兴趣。与其提供详细的解释,不如向他们提供摘要报告和建议。如果需要细节,可以作为附录提供。
专家受众在特定领域拥有广泛的专业知识。向他们提供额外的信息和足够的细节。
发现,由于缺乏明确沟通目的的定义,许多会议很难跟进。在对话中,总是问自己“想要完成什么?”寻求解决方案,澄清当前情况,还是调查为何处于当前情况?没有清晰的沟通,这些方面的界限变得模糊,会议可能会变成混乱的讨论。
因此,建立清晰的沟通目的是非常重要的。在同一个会议中混合不同的目的是很常见的,但重要的是要有清晰的界限。这样做,会议将导致更有效的讨论。
目的是回答“想要完成什么?”的问题。在沟通理论中,有四个基本目的:
说服是说服他人以与目前不同的方式感受、行动或思考。这是展示事物可能的样子。这通常用于提出特定问题的解决方案。解决方案必须清晰且易于理解地呈现给受众。
阐述是尽可能不带主观细节地呈现客观事实。这种形式用于在和受众之间呈现知识差距(会议记录、技术演示等)。例如,如果想展示两个框架之间的区别,通常会展示每个框架的优点和缺点。重要的是信息要组织得很好(例如,优点/缺点表格)。
叙述是呈现导致当前状态的事件的时间顺序。重要的是只包括所需的细节,并在时间上展示事件是如何发生的。典型的用途是解释导致错过截止日期的一系列事件。
描述是展示事物的外观。应该包括所需的细节,并为受众呈现大局。这种形式最典型的用途是产品文档。
项目进度落后。经理们组织与业务分析师和首席开发者的会议,讨论接下来要做什么。当沟通不清晰时,事情可能会变得有点混乱。开发者可能想要集思广益解决方案,业务分析师可能在寻找当前功能状态的清晰画面,经理们可能在查看时间表和防止未来出现相同问题的方法。而一些参与者只会在对话中迷失。
更好的方法是建立议程和清晰的沟通规则。第一步是使用描述目的来清晰地描绘当前状态。如果理解导致当前状态的一系列事件很重要,那么使用叙述目的。通常,下一步是使用说服目的提出解决方案。希望有不止一个解决方案需要使用阐述目的来传达。
约束只是沟通的限制。只触及最明显的一个——时间。这种情况发生得太频繁了,会议安排在非常紧迫的时间框架内。这导致注意力和关注度大大降低,特别是因为参与者可能还有其他会议或任务。相信很多人都能理解在午餐前结束的会议比预期更长时间的挫败感。是的,饥饿的人通常会同意一切只是为了结束并去吃午餐。
有效的沟通不仅仅是关于说话。它也关于成为一个优秀的倾听者。此外,不打断说话者不仅是表示尊重,也是获取新信息。经常看到聪明和受过教育的人被大声的人所压制。一个允许自己被大声的人而不是有知识的人领导的公司很快就会遇到问题。
当倾听时,会理解人们,将能够读懂字里行间的意思。此外,将理解最近同事的沟通模式。有幸与一位优秀的开发者合作,他倾向于低估完成任务所需的时间。他总是说完成了80%,并承诺在第二天早上完成。实际上,他通常错过了这些截止日期。他的80%通常更像是50%到60%。因为项目计划的延迟而感到压力,他因为任务没有完成而感到压力。对来说,压力是应该以某种方式避免的问题的明确指标。