自动化文档命名与提交至SharePoint

在企业环境中，经常需要将表单数据提交到SharePoint文档库中。为了确保每次提交的表单都具有唯一的文件名，可以采用自动化命名的方法。本文将介绍如何在InfoPath2007模板中实现这一功能，适用于SharePoint (MOSS) 2007或SharePoint Services 3.0库。

实现自动化文档命名的关键在于创建一个隐藏字段，并利用InfoPath的规则和数据连接功能来动态生成文件名。以下是实现该功能的详细步骤：

步骤1 - 创建隐藏字段

隐藏字段是指存在于表单数据源中，但用户无法直接看到的字段。创建隐藏字段的简便方法是将文本框控件拖放到表单模板视图中，然后将文本框重命名为'filename'。接下来，选中'filename'文本框并删除，以将其从视图中移除。

步骤2 - 添加提交数据连接

要将表单数据提交到SharePoint文档库，需要添加一个数据连接。具体操作如下：

1. 打开“工具”菜单，选择“数据连接”。
2. 点击“添加”，创建一个新的数据连接，用于将数据提交到SharePoint文档库。
3. 输入文档库的名称，点击“fx”按钮，插入字段'fileName'，以便将提交的表单命名为'fileName'下存储的名称。
4. 选择“如果文件存在则允许覆盖”选项。
5. 为数据连接命名。

步骤3 - 添加提交操作的自定义规则

为了确保每次提交的表单都具有唯一的文件名，需要添加自定义规则。具体操作如下：

1. 打开“工具”菜单，选择“提交选项”，然后点击“规则”。
2. 添加两条规则：

设置条件：如果文件名为空，则执行以下操作：

1. 设置动作1：将字段的值设置为filename = concat(Myfield, now())。这里可以使用表单中的字段，例如'contactName'，然后使用函数now()添加日期和时间，以给表单一个唯一的名称。
2. 设置动作2：使用数据连接（在步骤2中创建的数据连接）提交。

设置条件：如果文件名不为空，则执行以下操作：

1. 设置动作：使用数据连接（在步骤2中创建的数据连接）提交。

完成以上步骤后，将拥有两条用于提交表单的规则。