在信息技术项目中，按时按预算完成项目是一项挑战。本文将探讨三个关键原则，这些原则可以帮助项目经理确保项目的成功。
沟通是项目管理中最关键的组成部分之一。据40%的项目经理表示，沟通不畅是IT项目失败的主要原因。如果项目团队成员不清楚他们的工作内容、截止日期、如何完成任务以及目标受众是谁，那么项目成功的可能性就非常渺茫。所有其他原则都依赖于沟通，包括期望、目标、资源、截止日期、优先级、报告和预算，都需要向团队公开，以便他们能够正确地完成工作。
尽管沟通可能会有困难，尤其是对于时间紧迫的项目或者团队成员分布在全球各地的情况，但今天可用的技术工具使得沟通变得容易。例如，网络会议工具可以让位于海得拉巴的开发者与位于纽约的共享屏幕，以展示如何在应用程序中重现一个主要的错误。
如果管理者和团队成员之间的沟通变得容易，团队的生产力将会提高。如果设置不必要的沟通障碍，就会阻碍团队的合作，使得产品按时发布变得更加困难。然而，使用所有可用的工具来鼓励沟通和知识共享，将绝对节省项目生命周期的时间。
如果开发人员和测试人员能够轻松地沟通并查看团队成员的结果，他们可以快速地整合反馈并修复问题。作为经理，应该尽一切可能，使用所有可用的工具，促进团队之间的沟通。
在软件开发生命周期（SDLC）中，对错误和问题的状态以及个别测试用例步骤的持续反馈，可以显著减少应用程序在开发中所花费的时间。
在所有IT开发项目中，有84%的项目超出了成本、时间和质量的可接受限制。平均每个人每8分钟就会有一次中断，或者每天大约有50-60次。平均每次中断需要5分钟，总共占用了大约50%的工作时间。80%的中断通常被认为“价值不大”或“没有价值”，每天大约浪费了3个小时的时间。
在这里谈论的是信息和任务。想想典型一天，多少次在一项任务中停下来去做另一件事；诚实地想想。在收件箱中数百封邮件中寻找一封特定邮件的时间是多少？在硬盘上寻找文件，忘记将需要的文件保存在哪个文件夹中？打开文件以找到最新版本，或者更糟糕的是，使用旧版本的文件？四处询问问题澄清？编写报告？几乎每个公司都可以改进他们的流程，减少任务并将数据轻松获取，但这并不容易，需要改变。
制定一个政策，将所有公司数据保存在共同的位置，无论是共享服务器还是云应用程序。强制执行这一规则。如果所有相关的项目数据都容易获取，每个人都知道在哪里找到它，项目更有可能按时完成。
花一秒钟想想，如果团队成员不必搜索文件或电子邮件，他们每天会节省多少时间。报告可以迅速地整理出来，问题或测试用例的背景信息将与最初的问题报告放在一起，项目可能不会超时或超出预算。
会惊讶地发现，和开发团队在没有为每个任务分配优先级和严重性的情况下浪费了多少时间。问题每天都会出现，错误会被发现，新的应用程序特性会被构想出来。并非每个项目都对实现业务目标至关重要，但除非告诉他们，否则团队没有办法确切地知道哪些任务对公司最重要。优先级告诉团队他们立即解决这个问题的重要性。
设置优先级就像为每天分配给团队成员的每个任务指定一个时间段。紧急的问题和任务肯定会在早上第一时间被处理，而低优先级的项目则会等到其他所有项目完成后再进行。有了对哪些任务、问题或测试最重要的清晰认识，团队成员可以轻松地规划他们的一天，以最好地利用他们的时间。
想想自己的工作习惯。没有优先级，很容易陷入忙碌的工作，处理每一个新出现的问题。但仅仅因为一个问题是最后一个出现在桌子上的，并不意味着它是最重要的。现在想想是如何组织自己的待办事项列表的？如果认为某件事是关键的，但可能很耗时，更有可能把它放在列表的第一位吗？然而，如果知道这件事对老板来说是最重要的，它会在待办事项列表上上升吗？
严重性告诉团队，根据它对软件系统的影响程度，问题或错误有多严重。错误的严重性给团队待办事项列表上提供了更详细的排名。如果有3个高优先级的问题，那么怎么知道从哪里开始？通过指定严重性以及优先级，给了团队进一步的指导，这样他们就可以花时间在最重要的任务上，并获得最好的结果。